Jak dokonać trafnego wyboru sali na konferencję?

26 Marzec
2016

Organizacja konferencji to jedno z trudniejszych zadań, gdyż wymaga świetnych umiejętności pracy z ludźmi, analitycznego myślenia i strategicznego planowania. Jedną z najważniejszych decyzji, jaką musi podjąć organizator jest odpowiedni dobór Sali. Ta musi spełniać wiele wymogów – zarówno budżetowych jak i tych związanych z walorami danego miejsca. Zatem na co zwrócić uwagę przede wszystkim? Oto kilka praktycznych wskazówek.

  1. Wielkość sali – należy oszacować, ilu gości prawdopodobnie weźmie udział w konferencji. Zbyt mała sala sprawi, iż zaproszeni będą się tłoczyć w ścisku, co nie sprzyja dobrej atmosferze. Z kolei zbyt duża sala niepotrzebnie generuje dodatkowe koszty związane z wynajmem. Po drugie, zbyt dużo wolnego miejsca sprawia wrażenie, jakby mało ludzi odpowiedziało pozytywnie na zaproszenie.
  2. Lokalizacja – jeżeli mamy do wyboru więcej pomieszczeń, warto wybrać to, do którego jest łatwy dojazd – czy to transportem prywatnym czy komunikacją miejską.
  3. Zawężenie wyboru do kilku faworytów – podjecie decyzji nigdy nie następuje na podstawie jedynie analizy oferty internetowej. Warto wybrać kilka miejsc i wcześniej je obejrzeć. Osobista rozmowa z osobą odpowiedzialną za wynajem pozwoli również uzyskać wiele interesujących informacji o miejscu. Ważne, aby wybrane sale pasowały swoim klimatem do charakteru planowanego wydarzenia.
  4. Szacowanie budżetu – na decyzję o wynajmie sali wpływają nie tylko jej walory funkcjonalno-estetyczne, ale także dostępne środki. Określając budżet z góry organizator jest w stanie na wstępie wyeliminować wszystkie te miejsca, które nie mieszczą się w planowanych wydatkach. Najlepiej, na wstępie założyć maksymalną kwotę, jaką można poświecić na wynajem.
  5. Wybór ostatecznej lokalizacji – po analizie dostępnych ofert, obejrzeniu pomieszczeń i zestawieniu warunków cenowych przyszedł czas na podjęcie ostatecznej decyzji. Dodatkowym ważnym kryterium jest termin konferencji – sala przecież musi być w tym czasie dostępna.
  6. Negocjacja warunków – warto, aby rozmowa o wszystkich kwestiach formalnych odbyła się w czasie oglądania pomieszczeń. Wówczas można spróbować wynegocjować niższą stawkę. Co najwyżej, prośba spotka się z odpowiedzią odmowną. Należy pamiętać, ż pierwsza zaproponowana cena bardzo często jest wygórowana. Dzieje się tak z prostej przyczyny –właściciel chce zarobić jak najwięcej, a potencjalni najemcy przeważnie zgadzają się na pierwszą zaproponowaną kwotę. Umiejętność negocjacji pozwoli zaoszczędzić dodatkowe środki finansowe.

Podsumowując

O wyborze miejsca na konferencję decyduje nie tylko dostępność sal w danym terminie. Trzeba też wziąć pod uwagę takie czynniki jak lokalizacja czy wielkość sali. Ostatecznie postawione wymagania i tak muszą być skonfrontowane z dostępnym budżetem, który powinniśmy oszacować już na samym początku procesu organizacji konferencji.

 

To może Cię zainteresować