Jak stworzyć plan przebiegu konferencji?

26 Marzec
2016

Planowanie konferencji to zdanie wieloetapowe. Jednym z jego elementów jest właśnie stworzenie planu przebiegu konferencji. Jak go stworzyć, aby zmieścić się w wyznaczonym czasie?

Przed wszystkim przemyśl, ile ma trwać konferencja?

Konferencja może trwać jedno popołudnie bądź być wydarzeniem rozłożonym w czasie na kilka dni. Dlatego też należy uwzględnić, jakie tematy będą poruszone oraz ile mniej więcej czasu może zająć ich omówienie. To pozwoli podjąć decyzję, czy rozłożyć konferencje na parę spotkań.

W przypadku gości przyjezdnych uwzględnij elementy takie jak „przyjazd, odbiór z lotniska czy dworca i powrót”

Oprócz ramowego przebiegu konferencji trzeba zarezerwować dodatkowy czas na zakwaterowanie przybyłych gości. Warto, aby ten punkt także znalazł się w planie przebiegu spotkania

Podzielenie tematów na bloki tematyczne

Dzięki temu konferencja będzie bardziej logiczna i spójna. Wystąpienia pogrupowane w odpowiednie panele pozwolą na przyjrzenie się danemu aspektowi z różnych perspektyw. Ponadto, rozplanowanie referatów czy wystąpień pozwoli na wcześniejsze zorientowanie się, czy tematy nie dublują się. Po podzieleniu wystąpień na panele należy oszacować czas potrzebny na ich zrealizowanie. Należy także do wyliczeń dodać pewien zapas czasu. Może się on przydać w przypadku niezaplanowanych problemów technicznych, czy wielu pytań do prelegenta ze strony publiczności

Czas na posiłki, przerwy

Ponieważ ciężko utrzymać skupienie przez długi okres czasu należy uwzględnić w planie także przerwy. Mogą one być dłuższe i krótsze w zależności od długości danego panelu. Z pewnością w przypadku dłuższych konferencji musi znaleźć się przynajmniej jedna dłuższa przerwa przeznaczona na posiłek.

Złożenie planu w całość

Mając opracowane powyższe punkty należy w końcu złożyć plan w całość. Dopiero wtedy możemy sprawdzić, czy nasze założenia okazały się dobre oraz co można jeszcze poprawić. Dobry plan daje podstawę do sprawnego przebieg każdego spotkania

Podsumowując

Proces tworzenia planu konferencji wymaga przeanalizowania wielu kwestii – czasu, tematów, logistyki itp. Jednakże wysiłki podjęte na samym początku z pewnością zaowocują. Konferencja przebiegnie bez większych zakłóceń, co sprawi, ze jej uczestnicy będą jeszcze bardziej zadowoleni z jej organizacji.

 

 

To może Cię zainteresować