Jak zorganizować konferencję w hotelu?

26 Marzec
2016

Organizacja konferencji w hotelu to tylko jedna z możliwości. Ma ona swoje zasadnicze zalety. Należą do niej przede wszystkim kompleksowa obsługa, baza noclegowa, catering oraz miejsca parkingowe. Jednakże powodzenie konferencji w dużym stopniu zależy od tego, jaki hotel wybierze organizator. Zatem, jak dobrze zorganizować takie wydarzenie w hotelu?

Kwestia lokalizacji

Należy zadbać o odpowiednia lokalizację miejsca konferencji. Zatem, warto wybrać hotel, do którego dojazd nie stanowi problemu. Najlepszym pod względem będą hotele w centrum – łatwo do nich trafić, a dodatkowo dysponują wolnymi miejscami parkingowymi. I tu pojawia się kolejna ważna kwestia – odpowiednia rezerwacja miejsc parkingowych. Warto je znaczyć wcześniej, aby inni goście hotelu nie postawili na nich swoich samochodów.

Wygląd hotelu

Hotel hotelowi nie równy o czym świadczy zróżnicowanie chociażby w ilości posiadanych gwiazdek. Warto tu zwrócić uwagę głównie na pomieszczenie konferencyjne, czy spełnia ono nasze wymagania. Aparycja i funkcjonalność miejsca może pozytywnie lub ujemnie wpłynąć na prestiż organizowanego wydarzenia.

Analiza dodatkowej oferty usługowej – cateringu i bazy noclegowej

Decydując się na organizację konferencji w hotelu warto zainteresować się posiadanym menu. Niejednokrotnie można dokonać degustacji proponowanych dań. Dzięki temu można uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w dniu konferencji. Podobnie rzec ma się z pokojami dla gości. Zawsze należy je wcześniej osobiście obejrzeć.

Obsługa techniczna

Organizując konferencję w hotelu warto wziąć pod uwagę dostaną tu kadrę pracowniczą. Przykładowo, jeśli przyjedzie wielu zagranicznych gości, recepcjoniści powinni umieć płynnie porozumiewać się w języku angielskim, aby kwestie związane z zakwaterowaniem niepotrzebnie się nie przedłużały. W przypadku dostępnych kelnerów należy się zastanowić, czy ich ilość jest wystarczająca dla sprawnej obsługi imprezy. I w końcu obsługa techniczna sprzętu i sam sprzęt. Sala konferencyjna powinna posiadać nowoczesny sprzęt audiowizualny oraz dodatkowe gadgety takie jak np. laserowy wskaźnik. Natomiast, dobry akustyk, czy inny fachowiec z branży zadba o to, aby żaden sprzęt nie spłatał figla. Jakość sprzętu oraz obsługi zawsze wpływa na ocenę danej konferencji

Negocjacja warunków

Decydując się na organizację konferencji w hotelu najprawdopodobniej skorzystamy z więcej niż jednej usługi. Dlatego też warto podjąć działania negocjacyjne w kwestii cen. Zwłaszcza przy rezerwacji dużej Sali i licznych miejsc noclegowych można wypracować odpowiedni upust.

Analiza opinii i rekomendacji oraz posiadanych wyróżnień.

Szukając obiekty na konferencję warto prześledzić fora internetowe. Opinie innych mogą być cenną wskazówką na temat tego, które miejsca należy unikać. Można również poprosić menadżera o pokazanie posiadanych rekomendacji pisemnych. Dodatkowo, niektóre placówki swoim profesjonalizmem zasłużyły na pewne wyróżnienia. Jeżeli placówka posiada certyfikaty (np. ISO) można mieć pewność, iż została ona bardzo szczegółowo sprawdzona, a jakość oferowanych usług jest naprawdę wysoka.

Podsumowując..

Wybierając hotel na zorganizowanie konferencji warto przeanalizować kilka kwestii. Przede wszystkim jego lokalizację oraz posiadane miejsca parkingowe. Warto już na wstępie zadbać o komfort gości i nie narażać ich na zbędne kluczenie po mieście. Ponadto, należy sprawdzić osobiście stan sali konferencyjnej, pokoi gościnnych oraz oferowanego menu. W podjęciu decyzji na pewno pomocne będą dodatkowe certyfikaty, wyróżnienia oraz opinie poprzedników.

 

 

To może Cię zainteresować