Jak zorganizować profesjonalną konferencję krok po kroku, cz. 1/2

26 Marzec
2016

Warto na wstępie zastanowić się, po co właściwie organizowane są konferencje? Jak się okazuje coraz więcej spraw wymaga przedyskutowania, osobistego spotkania, wymiany poglądów, konfrontacji. Dlatego też rośnie popularność konferencji, na których można omówić ważne tematy. Jednakże, takie spotkanie wymaga odpowiedniego przygotowania. O czym należy pamiętać organizując takie wydarzenie?

  1. Ustalenie celów oraz daty konferencji

Organizując konferencję, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czemu ona tak na prawdę służy. Warto zatem spisać listę celów, które należy osiągnąć podczas takiego spotkania. Ponadto, ich spisanie w pewien sposób wyklaruje profil osób, które należy zaprosić. Kolejną ważna kwestia, która należy na wstępie precyzyjnie ustalić jest data.

  1. Tematyka konferencji

Na wstępie należy ustalić precyzyjny tytuł i tematykę konferencji. W tym pomogą nam wytyczone wcześniej cele konferencji.

  1. Precyzyjne określenie budżetu

Jasne określenie budżetu pozwoli na odpowiednie dysponowanie środkami. Prawda jest taka, ze konferencję można zorganizować właściwie za każde pieniądze. Jednakże od przeznaczonej sumy zależy w dużym stopniu poziom organizowanego przedsięwzięcia. Większy budżet pozwala na zatrudnienie większej ilości osób, urozmaicenie menu, czy organizacje dodatkowych atrakcji. Środków można szukać nie tylko we własnej kieszeni, ale także u sponsorów. Wiele przedsiębiorstw z chęcią przekaże pieniądze pod warunkiem odpowiedniej reklamy swojej działalności. Planując wydatki, należy także odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakich obszarach możemy uciąć wydatki. Pomoże to zaoszczędzić dodatkowe środki.

  1. Miejsce konferencji

Hotele oraz inne lokale często reklamują swoją gotowość na zorganizowanie konferencji. Warto prześledzić ich oferty na rynku i wybrać tę, która najbardziej odpowiada potrzebom organizatorów. Jednakże wcześniej trzeba przemyśleć, czy posiadana sala w biurze firmy nie wystarczy w zupełności na taką imprezę. Wówczas odpadną dodatkowe koszt związane z wynajmem sal. Przede wszystkim sala powinna być odpowiednio duża, aby pomieścić wszystkich gości. Każdy z nich powinien mieć zapewnioną jakąkolwiek przestrzeń wokół siebie. Zbyt duży tłok nie sprzyja przyjaznej atmosferze.

  1. Zaproszenie prelegentów

Najprościej ujmując – należy podjąć kto i dlaczego powinien wystąpić na naszej konferencji. Warto również zaznaczyć, jaki czas dana osoba będzie miała na swoje wystąpienie. W zaproszeniu należy również zaznaczyć, do kiedy należy zgłaszać chęć wzięcia udziału w konferencji. Informacja taka pomoże w dalszej organizacji – zwłaszcza kwestii noclegów i cateringu.

Dalszą część niezbędnych przygotowań opiszemy w drugiej części artykułu.

 Warto na wstępie zastanowić się, po co właściwie organizowane są konferencje? Jak się okazuje coraz więcej spraw wymaga przedyskutowania, osobistego spotkania, wymiany poglądów, konfrontacji. Dlatego też rośnie popularność konferencji, na których można omówić ważne tematy. Jednakże, takie spotkanie wymaga odpowiedniego przygotowania. O czym należy pamiętać organizując takie wydarzenie?

  1. Ustalenie celów oraz daty konferencji

Organizując konferencję, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czemu ona tak na prawdę służy. Warto zatem spisać listę celów, które należy osiągnąć podczas takiego spotkania. Ponadto, ich spisanie w pewien sposób wyklaruje profil osób, które należy zaprosić. Kolejną ważna kwestia, która należy na wstępie precyzyjnie ustalić jest data.

  1. Tematyka konferencji

Na wstępie należy ustalić precyzyjny tytuł i tematykę konferencji. W tym pomogą nam wytyczone wcześniej cele konferencji.

  1. Precyzyjne określenie budżetu

Jasne określenie budżetu pozwoli na odpowiednie dysponowanie środkami. Prawda jest taka, ze konferencję można zorganizować właściwie za każde pieniądze. Jednakże od przeznaczonej sumy zależy w dużym stopniu poziom organizowanego przedsięwzięcia. Większy budżet pozwala na zatrudnienie większej ilości osób, urozmaicenie menu, czy organizacje dodatkowych atrakcji. Środków można szukać nie tylko we własnej kieszeni, ale także u sponsorów. Wiele przedsiębiorstw z chęcią przekaże pieniądze pod warunkiem odpowiedniej reklamy swojej działalności. Planując wydatki, należy także odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakich obszarach możemy uciąć wydatki. Pomoże to zaoszczędzić dodatkowe środki.

  1. Miejsce konferencji

Hotele oraz inne lokale często reklamują swoją gotowość na zorganizowanie konferencji. Warto prześledzić ich oferty na rynku i wybrać tę, która najbardziej odpowiada potrzebom organizatorów. Jednakże wcześniej trzeba przemyśleć, czy posiadana sala w biurze firmy nie wystarczy w zupełności na taką imprezę. Wówczas odpadną dodatkowe koszt związane z wynajmem sal. Przede wszystkim sala powinna być odpowiednio duża, aby pomieścić wszystkich gości. Każdy z nich powinien mieć zapewnioną jakąkolwiek przestrzeń wokół siebie. Zbyt duży tłok nie sprzyja przyjaznej atmosferze.

  1. Zaproszenie prelegentów

Najprościej ujmując – należy podjąć kto i dlaczego powinien wystąpić na naszej konferencji. Warto również zaznaczyć, jaki czas dana osoba będzie miała na swoje wystąpienie. W zaproszeniu należy również zaznaczyć, do kiedy należy zgłaszać chęć wzięcia udziału w konferencji. Informacja taka pomoże w dalszej organizacji – zwłaszcza kwestii noclegów i cateringu.

Dalszą część niezbędnych przygotowań opiszemy w drugiej części artykułu.

 

 

To może Cię zainteresować