Jak zorganizować profesjonalną konferencję krok po kroku, cz. 2/2

26 Marzec
2016

W poprzedniej części omówiono pierwsze kroki związane z organizacja konferencji. Wśród nich znalazły się: określenie celu i tematu konferencji, skonstruowanie budżetu, wyznanie miejsca oraz zaproszenie gości. O czym jeszcze należy pamiętać?

  1. Wyżywienie (catering)

Stół od zawsze łączył ludzi. Nie inaczej jest w przypadku konferencji. Warto zadbać o to, aby jedzenie było smaczne i świeże. Może ono być zorganizowane w postaci szwedzkiego stołu bądź odgórnie rozpisanych posiłków. Niezależnie od opcji, warto postawić na pewną różnorodność. Każdy ma inne gusta smakowe oraz preferencje żywieniowe. Oprócz posiłków wegetariańskich, mięsnych, warto również zadbać o pozycje dobre dla alergików (nigdy nie wiadomo, czy któryś z gości nie boryka się z jakimiś poważnymi chorobami i alergiami). Planując ten punkt programu warto dokładnie oszacować, ile osób należy nakarmić. Rachunki te pozwolą nam zaoszczędzić dużo pieniędzy. Warto pamiętać, aby zadbać także o odpowiednią obsługę przy posiłkach, aby ten punkt programu także przebiegał sprawnie.

Podejmując decyzję o firmie cateringowej trzeba wziąć pod uwagę nie tylko gusta gości, ale także posiadany budżet oraz typ zaproszonych osób. Jeżeli, na konferencji pojawią się znane postacie ze świata VIPów, poziom serwowanych posiłków musi być odpowiednio wyższy

  1. Zakwaterowanie

Czynnikiem decydującym z pewnością będzie posiadany budżet. Jednakże warto wziąć pod uwagę także inne aspekty. Przede wszystkim – poziom hotelu. Ważna jest nie tylko aparycja pokoi,, ale także poziom pracujących tam osób. W przypadku zagranicznych gości warto wybrać ten hotel, w którym recepcjoniści biegle posługują się językiem angielskim. Zabieg ten umożliwi sprawniejsze kwaterowanie gości.

  1. Obsługa techniczna konferencji

Aby konferencja przebiegła bez zbędnych wpadek, warto skorzystać z usług profesjonalistów. Zarówno tych związanych z branżą audiowizualną, jak i techniczną. Sprawnie działające komputery, głośniki, rzutniki, mikrofony i inne sprzęty to podstawa udanej konferencji. Dodatkowym atutem wyspecjalizowanych firm jest fakt, iż taka obsługa z pewnością dysponuje zapasowymi zamiennikami, a także niezbędną wiedzą potrzebną do rozwiązani niektórych problemów technicznych.

  1. Transport

Już w zaproszeniu należy zaznaczyć, czy goście mają przyjechać na własny koszt, czy też zapewniony im będzie jakiś środek lokomocji, albo przynajmniej zwrot kosztów podróży. Kwestia ta jest bardzo ważna z punktu widzenia posiadanego budżetu. W przypadku gości przyjezdnych warto zadbać o ich sprawny transport do hotelu oraz do miejsca konferencji.

  1. Inne ważne kwestie

Warto pamiętać o pewnych elementach, które będą świadczyć o poziomie profesjonalizmu organizatorów. Wśród nich należy nadmienić opiekę nad przyjezdnymi gośćmi – odbiór z lotniska czy dworca, przywitanie ich, wręczenie drobnych upominków itp. W przypadku gości przyjeżdżających własnym autem, warto zadbać o to, by bez problemu mogli zaparkować swój samochód. Często spotykaną praktyką są dodatkowe atrakcje organizowane w czasie konferencji – np. ciekawe wycieczki, czy inne aktywności.

Podsumowując…

Stworzona lista niezbędnych kroków zawiera jedynie podstawowe elementy. Muszą one być modyfikowane w zależności od charakteru organizowanej konferencji. Nieco odmiennych przygotowań. Jednakże pewne kwestie organizacyjne zawsze będą się powtarzać. A wśród nich: kogo i poco zapraszamy, a także ile możemy na to przeznaczyć pieniędzy. 

 

To może Cię zainteresować