Jakie obowiązki spoczywają na organizatorze konferencji?

26 Marzec
2016

Planowanie i organizacja konferencji jest zadaniem niezwykle trudnym. Dlatego też osoby odpowiedzialne za te zadania wielokrotnie zastanawiają się, jakie tak naprawdę ciążą na nich obowiązki. Z ich wykonania będą potem surowo rozliczani. Ponadto, od ich sumienności zależy powodzenie konferencji. Zatem, co organizator powinien zapewnić uczestnikom?

  1. Miejsce konferencji – na organizatorze spoczywa przede wszystkim obowiązek wynajmu odpowiedniego pomieszczenia. Ta decyzja zdeterminowana jest przed wszystkim czynnikami takimi jak: data wydarzenia, budżet, ilość osób i lokalizacja.
  2. Zaproszenie prelegentów oraz gości – wśród obowiązków organizatora leży właśnie zaproszenie odpowiednich osób. W wysyłanym zaproszeniu (zarówno drogą mailową jak i tradycyjną) powinny się znaleźć podstawowe informacje o konferencji. A wśród nich: data, miejsce oraz temat planowanej konferencji. Należy również podać termin, do którego należy zgłaszać swój przyjazd. Pomoże to w późniejszym oszacowaniu kosztów i organizacji kolejnych punktów.
  3. Zapewnienie sprzętu – w tym punkcie zawiera się cała kwestia związana ze sprawami technicznymi. Zatem, należy zadbać o dobrej jakości sprzęt audiowizualny jak i ekipę profesjonalistów, którzy szybko rozwiążą nieplanowane problemy techniczne.
  4. Posiłki i napoje – dobrze żeby w trakcie konferencji uczestnicy mieli dostęp do jakiś napojów –wody mineralnej czy soków. Jeżeli konferencja ma potrwać dłużej warto zapewnić gościom dodatkowy posiłek. Może on przybrać formę szwedzkiego stołu lub gotowych zamówionych dań.
  5. Plan konferencji – kiedy już wszyscy prelegenci zgłoszą tematy swoich wystąpień, organizator powinien przystąpić do stworzenia planu konferencji. Pozwoli to wszystkim uczestnikom zorientować się w jej przebiegu. Plan taki powinien być rozesłany do wszystkich uczestników.
  6. Nocleg – w przypadku przyjezdnych gości, organizator musi zadbać o odpowiednie zakwaterowanie uczestników. Oprócz miejsca do spania, powinien także zatroszczyć się o odbiór gości z lotniska czy dworca i zaprowadzenie ich do miejsca docelowego.

Podsumowując

Organizator konferencji musi zapewnić uczestnikom przede wszystkim odpowiednio wyposażone miejsce spotkania. Jest to właściwie niezbędna podstawa, aby konferencja w ogóle mogła się odbyć. Należy również zadbać o komfort gości i zatroszczyć się zarówno o napoje jak i o posiłki. Ponadto, każdy uczestnik powinien posiadać plan konferencji, który uwzględnia nie tylko kolejne wystąpienia, ale także planowane przerwy. W końcu, w przypadku gości przyjezdnych należy zadbać o odpowiednie ich zakwaterowanie.

 

 

To może Cię zainteresować